Ratgeber zum Umgang mit Behörden
Fragen und Antworten

Ich möchte an eine Behörde schreiben weiß aber nicht wer dort genau für mein Anliegen zuständig ist.

Jede Behörde hat unabhängig von ihrer Größe eine zentrale Poststelle in der jeder Posteingang mit Eingangsstempel versehen und dann in die Abteilung weitergeleitet wird die (nach Meinung der Poststelle) für das betreffende Anliegen zuständig ist. Sollte sich die diese Abteilung nicht zuständig fühlen so wird das Schreiben innerhalb der Behörde weitergereicht bis es beim richtigen Adressaten landet. Von daher ist es nicht notwendig genau zu wissen wer letztlich für die Bearbeitung zuständig ist. Wenn Sie es aber genau wissen wollen so können Sie auf der HP der betreffenden Behörde sich die Verwaltungsstruktur ansehen und dann direkt die betroffene Abteilung anschreiben. In diesem Fall ist es allerdings möglich dass Ihr Schreiben dann keinen Eingangsstempel erhält. Wann der wichtig ist wird im weiteren Verlauf erklärt.

Ich habe von einer Behörde nur eine mündliche/telefonische Antwort bekommen. Ich hätte es aber gerne schriftlich. Was muß ich tun?

In diesem Fall haben Sie entweder persönlich oder telefonisch um Auskunft gebeten und deshalb wohl auch nur eine mündliche Antwort erhalten. Falls der Bedienstete sich trotz (höflicher) Anfrage weigert Ihnen die Auskunft schriftlich zu geben stellen Sie die gleiche Frage nochmals schriftlich. Dann entsteht automatisch ein “Vorgang” der dann nicht mehr so einfach unter den Teppich gekehrt werden kann.

Was ist besser? Per Email Fax oder mit Einschreiben Rückschein?

Das kommt darauf an wie wichtig das Schreiben ist. Wenn Sie Wert darauf legen wollen (müssen) dass Sie den Eingang Ihres Briefes nachweisen können dann würde ich entweder an die zentrale Fax-Nr. der Behörde faxen oder aber das Anliegen als eingeschriebenen Brief mit Rückschein versenden. In beiden Fällen erhält Ihr Schreiben auch noch den Posteingangsstempel der Behörde. Wenn Sie das ganze per Email verschicken dann verlangen Sie eine schriftliche Eingangs- bestätigung. So sind Sie zumindest annähernd auf der sicheren Seite.

Ich bekomme auf mein Schreiben keine Antwort. Was kann ich tun?

Sie können nach ca. drei Wochen mal höflich an die Erledigung Ihres Schreibens erinnern und nachfragen woran es liegt dass Sie noch keine Antwort erhalten haben. Sollte dann innerhalb der nächsten zwei Wochen die Behörde immer noch nicht geantwortet haben ist die nächste Erinnerung fällig. Dann nicht mehr so freundlich und unter Hinweis auf eine Dienstaufsichts- beschwerde an den Vorgesetzten wenn nicht innerhalb der nächsten 10 Tage eine Antwort vorliegt.

Nutzt das auch nichts würde ich die angedrohte Dienstaufsichtsbeschwerde unter Fristsetzung und mit dem Hinweis dass Sie sonst Untätigkeitsklage nach § 75 VwGO (Verwaltungsgerichts- ordnung) erheben werden an die Behörde senden. Und zwar gleichzeitig an die Behörde allgemein als auch an den/die Behördenleiter(in) persönlich. Das sollte in der Regel zum Ziel führen.

Wenn auch das nichts hilft ist der Gang zum Anwalt fällig

Ich habe bereits einen Bescheid bekommen. Ich möchte aber dagegen vorgehen. Was muß ich tun?

Wenn Sie gegen den Bescheid vorgehen wollen müssen Sie folgendes beachten:

1. Wurde der Bescheid in einem einfachen Briefumschlag verschickt? Umschlag aufheben!
2. Wurde der Brief mit Postzustellungsurkunde (PZU im gelben Briefumschlag) verschickt?
Umschlag aufheben!
3. Enthält der Bescheid eine Rechtsbehelfsbelehrung?
4. Ist die sofortige Vollziehung dieses Bescheides nach § 80 Abs. 2 VwGO angeordnet und begründet?

Zu 1 und 2:
Die Umschläge müssen Sie aufheben weil Sie damit nachweisen können wann Ihnen der Bescheid zugegangen ist. Der einfache Brief gilt drei Tage nach Aufgabe zur Post als zugestellt bei der PZU ist das Datum der Zustellung vermerkt.

Zu 3:
Ist eine Rechtsmittelbelehrung vorhanden dann muss Ihr Widerspruch spätestens einen Monat nach Zugang des Bescheides bei der Behörde eingegangen sein die in der Rechtsbehelfs- belehrung angegeben ist. Den Widerspruch erst an diesem Tag absenden reicht nicht.

Ist keine Rechtsbehelfsbelehrung erfolgt haben Sie ein Jahr Zeit für den Widerspruch. Erfahrungsgemäß macht es aber keinen Sinn absichtlich solange zu warten. Sie sollten ihn trotzdem gleich einlegen.

Zu 4:
Der Widerspruch hat im allgemeinen aufschiebende Wirkung; d.h. solange über den Widerspruch (durch das Gericht) nicht rechtskräftig entschieden ist solange ist der Bescheid nicht wirksam. Es sei denn die sofortige Vollziehung des Bescheides ist ausdrücklich angeordnet. Aber auch dagegen gibt es Mittel. Siehe Musterbriefe

Meinem Widerspruch wurde nicht abgeholfen. Was jetzt?

Jetzt ist das sogenannte Vorverfahren beendet. Wenn Sie jetzt noch dagegen vorgehen wollen bleibt nur der Gang zum Verwaltungsgericht. Ab jetzt sollten Sie einen Anwalt beauftragen.

Ich möchte über einen bestimmten Vorgang von einer Behörde Auskunft bin aber nicht selbst beteiligt. Geht das und was muß ich tun?

Wenn Sie in Nordrhein-Westfalen Berlin Brandenburg Hamburg oder Schleswig-Holstein wohnen können Sie von den Behörden Auskunft nach dem Informationsfreiheitsgesetz verlangen. In jedem anderen Bundesland können Sie ohne selbst beteiligt zu sein nur Auskunft nach dem Umweltinformationsfreiheitsgesetz verlangen.

Doch Vorsicht:

Wenn Sie sich nicht sicher sind ob die Stelle von der Sie Auskunft verlangen eine Behörde im Sinne des Gesetzes ist dann wenden Sie sich an den zuständige Datenschutz- beauftragten des betreffenden Landes.

Und wie das bei Behörden so üblich ist: Dienstleistungen sind in der Regel kostenpflichtig. Doch lassen Sie sich auch hier nicht ins Bockshorn jagen. Einfache Anfragen und Aus- künfte sind kostenlos. Und wenn doch mal einer Geld von Ihnen haben will und Sie der Meinung sind die Auskunft hätte gar nichts oder doch viel weniger kosten müssen dann leistet auch hier der Datenschutzbeauftragte gute Dienste. Auf diese Art und Weise hat z.B. der Kreis Unna von mir nicht 100 00 € sondern nur 50 00 € bekommen. Das war mir der Spaß dann aber auch wert.

Wann ist es ratsam einen Rechtsanwalt zu beauftragen?

In den oben genannten Fällen und immer dann wenn Sie sich nicht sicher sind und vorhaben gegen eine Behörde zu klagen.